América Sistemas realizó una interesante visita a VARI ALMACENES (210,000 m2) donde se almacenan hasta 10,000 vehículos valorizados en más de S/. 180 millones. Fuimos testigos privilegiados de cómo la Ingeniería Industrial y la mejora de procesos rentabilizaron una importante operación, innovando en el sector de servicios automotrices. También pudimos apreciar cómo la Ingeniería de Sistemas (workflow y motor de reglas de negocio) constituyen la base para ventajas competitivas en el sector. Una muy buena experiencia y un caso de éxito sin duda alguna.
La ingeniería transformando los servicios de preventa de vehículos
Las buenas noticias gracias a la ingeniería
(americasistemas.com.pe. Lma, Perú – 12 de setiembre 2018) Para cualquier empresario escuchar que los alquileres han pasado de significar del 70% al 85% sus costos, debe impulsarlo de inmediato a preguntar el porqué del incremento y la razón de enterarse tardíamente. Pero para los ejecutivos de VARI ALMACENES fue una buena noticia a los accionistas y que resume con precisión las mejoras que vienen ocurriendo hace ya casi 18 meses. Sucede que los costos variables se redujeron en 50% pasando de significar el 30% a solo el 15%; ya que el alquiler de los 210,000m2 de los 5 almacenes representa el costo fijo realmente significativo de la operación.
La otra buena noticia es que esta reducción de costos también viene ocurriendo con la mejora de la cadena suministro del servicio de preventa, generándose nuevas ventajas competitivas. Esta empresa del grupo Valle Risso resaltaba hace algo menos de 2 años por la excelente ubicación de sus almacenes y por la buena infraestructura para brindar este servicio. Con la incorporación de la ingeniería en su operación han logrado algo inusual, la personalización extrema como ventaja competitiva estructural en el sector
El Servicio y las mejoras implementadas
Todo empezó con la visión del Gerente General, José María Manuel del Carmen López de Romaña Montenegro al incorporar al joven Ingeniero industrial Luis Becerra a mediados del 2017. Las primeras mejoras al establecer procesos frenaron las ineficiencias y los costos innecesarios en pocos meses, siendo julio del 2017 el punto de inflexión e inicio de la recuperación de rentabilidad. Las mejoras en los procesos eliminaron los tiempos muertos de los operarios y las paras indeseadas por falta de insumos. Se utilizan mejor el espacio y todos los recursos necesarios. Actualmente cada orden de servicio es procesada según las indicaciones específicas para cada lote y para cada cliente, ya sea en los aspectos comerciales o técnicos. Esto es posible solo con los sistemas informáticos implementados.
La cadena de suministro de este servicio se inicia con la recepción en puerto de los vehículos, el traslado al almacén y la ubicación de miles de unidades. Esto de por si ya es todo un reto, pues optimizar el uso de 210,000 m2 moviendo constantemente en promedio 8,000 automóviles requiere mucha destreza al manejar, pero mucho mayor análisis en gestionar el espacio y su rentabilidad.
Luego viene el almacenaje mismo, la protección del vehículo sobre todo ante los elementos del medio ambiente, seguido de la fase más importante del servicio, el PDI (Pre Delivery Inspection) que incluye los servicios de valor agregado, para finalizar con el transporte a las concesionarias.
Los indicadores del negocio
Nos explica este ingeniero industrial de la PUCP que este es un mercado de unos 180,000 vehículos al año, que VARI ALMACENES ha cubierto el 25% de esta demanda, que el precio promedio del alquiler mes/fracción varía entre $45 a $60, que sus principales clientes son TOYOTA, HONDA, SUBARU, BMW e importadores como MITSUI, INCHSCAPE, DIVEMOTORS.
Que una buena práctica del sector es una permanencia de 2 meses en los almacenes, aunque hay marca que prefieren mantener los vehículos hasta por 3 meses para cumplir con las expectativas de sus clientes de gama alta, que aprecian la entrega inmediata, que existe una diferencia sustancial de costos entre mantener un stock de 5,000 unidades vendiendo 2,000 mensuales, que vendiendo 1,000 unidades al mes. En este contexto resaltan dos indicadores:
La rentabilidad y el apalancamiento. Ambos son factores exógenos y están determinados por la demanda de vehículos que sus clientes enfrentan. El primero es fácil de entender pues resume la ocupabilidad en m2 y/o vehículos procesados, la eficiencia en el uso de los recursos para brindar el servicio y otros factores más controlados. El apalancamiento representa las veces que se vende un mismo espacio a cierta tarifa de mes/fracción pactada para cada cliente y para cada lote, según los servicios que éste desee. Y en este detalle es tal vez donde mejor se aprecia el impacto de las mejoras recientemente implementadas.
El motor de reglas de negocio y el workflow
La incorporación de un motor de reglas de negocio en formulación de propuestas con infinitas posibilidades de condiciones comerciales y de servicio ha permitido a esta empresa la flexibilidad y el control de cumplimiento de fechas y trazabilidad; conformando una segunda fase de optimización y crecimiento sostenido de ingresos.
Un vehículo puede ser intervenido por varios operarios a la vez a lo largo de la cadena de suministro. Por ejemplo, en la fase de servicios de valor agregado se incluye la accesorización (laminado, GPS, radio, seguros, etc), para cada lote y puede ser solicitado con especificaciones diferentes. Considerando que se almacenan en promedio 8,000 vehículos con una rotación promedio de 2 meses, resulta una actividad de alta complejidad. La personalización extrema de las condiciones del servicio se define al vender y se monitorea con el motor de reglas, mientras que el workflow facilita la trazabilidad de cada unidad atendida, así como los responsables, los plazos y la ubicación, en algún punto de los 210,000m2 en unos de los 5 almacenes.
El Futuro
Luis Becerra y su equipo de ingenieros y practicantes no se detienen. Propuestas de innovación conjunta con la UPCP a fondos en Concytec para permitir la visualización del vehículo mediante drones y etiquetas RFDI en espacios de almacenaje aduanero, representan retos tecnológicos y legales que han asumido. Por ahora el área de ingeniería de VARI ALMACENCES se ha convertido en un sólido apoyo para las Gerencias de Operaciones, Comercial y especialmente para la Gerencia General.
Debemos resaltar finalmente que esta tecnología de software empleada por esta empresa el de origen nacional, ingenieros peruanos de la empresa Consulting & Management. Felicitaciones.
