Con una propuesta 100% digital la firma Webdox llega al país acompañado de un eficaz software de gestión de contratos con el propósito de apuntalar a las empresas a tener relaciones comerciales seguras, justas, eficientes y transparentes. En tal sentido, América Sistemas entrevistó en exclusiva a José Manuel Jiménez, CEO y fundador de Webdox CLM quien tiene metas ambiciosas en nuestro país, para comenzar tiene alrededor de 15 profesionales atendiendo a su ecosistema de canales quienes se encuentran interesados en promover este software. Leamos la entrevista.
Presentan la Digitalización de Contratos: Webdox CLM
El software de gestión y administración de contratos se presenta como una solución a tomar en cuenta para la gestión del ciclo de vida de contratos y documentos legales
(americasistemas.com.pe. Lima, Perú – 30 de marzo 2022) José Manuel Jiménez empieza la entrevista comentando que Webdox CLM es una empresa cuyo objetivo es conectar digitalmente a las organizaciones para lograr relaciones de negocios justas, eficientes y transparentes. Dentro de esa conexión digital es importante tener en cuenta que toda relación de negocio tiene un contrato; para ello contamos con una herramienta de CLM (Contract Lifecycle Management), un software digital de administración de contratos de clase mundial, adaptado localmente, pues contamos con el servicio de firmas electrónicas adaptadas a la realidad de la legislación local. Por ejemplo, en el Perú ofrecemos nuestra firma simple incluida de manera gratuita en la plataforma y contamos con convenios de firma avanzada con soporte local, para el caso que lo requiera. En conclusión, contar con Webdox CLM genera aceleración en la productividad de las empresas, optimización de recursos y mejora en los procesos internos, logrando que los contratos, que son el corazón de los negocios, sean más eficientes.
Al entender la necesidad que tienen las empresas, de agilizar y optimizar la gestión de todo el ciclo de vida de los contratos, desde su solicitud, elaboración, revisión, aprobación, firma y ejecución, es que se decide crear un software que integra todas estas soluciones en un solo lugar.
¿Qué cambió durante la crisis sanitaria con respecto al CLM y la firma electrónica?
A partir del inicio de la pandemia todas las empresas de la región se vieron en la necesidad de acelerar la adopción de sistemas y plataformas que les permitiera operar de forma remota. En ese sentido, la firma electrónica fue un factor fundamental en el Perú para mantener esa operatividad de los negocios.
Desde febrero del 2021, se adoptó una norma europea que establece la validez de la firma cualificada o digital en el Perú, este tipo de firma se convirtió en una herramienta indispensable ante este nuevo escenario. Dicha situación abrió las puertas a empresas como Webdox CLM, un SaaS (Software as a Service) de gestión de contratos digitales, que permite a todos los departamentos de una empresa gerenciar integralmente sus procesos contractuales de manera mucho más rápida, confiable y segura, manteniendo control y seguridad desde la elaboración del contrato, su proceso de firma y la posfirma.
¿Cuál es el panorama del CLM en la región y en el Perú?
La buena aceptación que hemos tenido de los clientes en Perú, nos da certeza de que el software de Webdox CLM tiene un tremendo valor, digitalizando procesos críticos para nuestros clientes y creemos que el mercado peruano está listo para pasar a una nueva era digital en la administración de los contratos.
Desde Webdox CLM proyectamos continuar nuestra expansión, logrando una penetración del mercado más fuerte en los próximos cuatro años. Nuestro propósito es convertirnos en un startup “unicornio”, destacada en Latinoamérica, que promueve las relaciones de negocio justas, transparentes y eficientes, llegando a ser uno de los 5 líderes mundiales en la gestión digital del ciclo de vida de los contratos.
¿De qué manera las soluciones de Webdox CLM contribuyen a mejorar las oportunidades de negocio de los clientes?
En la actualidad, nuestro interés es ratificar el compromiso con las organizaciones peruanas (grandes y medianas empresas), así como mostrar casos prácticos del impacto de la digitalización y la automatización contractual, en los procesos más críticos del negocio, como son las áreas de ventas, compras y recursos humanos, y más aún, en la manera en que una plataforma como Webdox CLM genera un retorno importante y en muy poco tiempo, sobre la inversión.
¿A qué áreas de una organización involucra el CLM para sacar mayor provecho de la herramienta?
La plataforma permite que todas las áreas puedan colaborar en el proceso de la solicitud, creación, negociación, aprobación, firma y posfirma de contratos, adicional a la generación de alertas y notificaciones de diversos hitos durante el proceso. Dicha colaboración tiene como finalidad, eliminar conflictos interáreas, ayudando a generar contratos de mayor calidad que promuevan negocios más eficientes, transparentes y justos.
Desde Webdox CLM, estamos en la búsqueda permanente de mejoras en la plataforma, para que pueda ser utilizada por distintas áreas de una empresa (legal, ventas, procurement, recursos humanos, marketing, entre otras), los clientes, los proveedores y los empleados.
Nuestra solución se adapta a las necesidades de las diferentes industrias, y hoy ya contamos con clientes de sectores como: alimentos y bebidas, consumo masivo, educación, financieras, inmobiliarias, logística, química, retail, salud, turismo y software.
¿Quiénes son sus socios de negocios en el país?
Nuestros socios de negocios en Perú son Alster Perú, Revoredo Abogados y la Universidad ESAN. Adicionalmente contamos con alianzas estratégicas regionales con Google Cloud y la WorldCC (World Commerce & Contracting) que nos permiten dar un sólido respaldo a nuestra operación local.
¿De qué manera Webdox CLM puede ayudar a las empresas a acelerar la adopción de la firma electrónica?
De acuerdo con la Ley de Firmas y Certificados Digitales (Ley 27269), se denomina “firma electrónica” a cualquier símbolo basado en medios electrónicos que se utilice para replicar algunas o todas las funciones de una firma manuscrita. Webdox CLM integra la firma electrónica simple como parte de la plataforma, en la que se podrá firmar todos los contratos ágilmente y con plena validez legal, de manera segura e inmediata.
Una de las principales ventajas que posee el uso de firma electrónica es la disminución considerable en los costos de papel. En nuestra experiencia, podemos decir que se puede alcanzar un ahorro de hasta el 80% por documento gestionado gracias a la firma electrónica.
En general, la firma electrónica es un factor clave en la aceleración de la productividad de las empresas, las hace más competitivas y les permite mantener el ritmo de operación de la nueva realidad operando remotamente sin problema, y garantizando la mayor seguridad técnica y jurídica. En general, a través de Webdox CLM las empresas acceden a las propiedades de la firma electrónica: autenticidad, integridad, no repudio y confidencialidad.
¿Qué otras ventajas contempla la adopción de su plataforma?
Webdox permite a las áreas automatizar, controlar la eficiencia y eficacia de su equipo y su interacción con los otros departamentos de la empresa. Además, es un sistema capaz de alertar según fechas o hitos clave y de ordenar fácilmente cada contrato en un repositorio o biblioteca electrónica bajo criterios específicos. Esto permite controlar el ciclo de vida de los documentos legales y brindar alertas para administrar su vigencia, entregando así un servicio inteligente.
Otras ventajas que contempla el uso de nuestra plataforma son:
Estandarizar la comunicación de la gerencia legal con todos los clientes internos pertenecientes a diferentes departamentos dentro de la organización.
Gestionar la carga de trabajo de los abogados y la asignación de tareas.
Gestionar el contenido de los contratos y documentos.
Controlar procesos mediante el uso de indicadores para medir la creación, negociación y aprobación de contratos.
Gestionar de forma efectiva los contratos de RRHH.
Brindar acceso a todos los antecedentes al área de RRHH en segundos.
Estandarizar los procesos asociados a reajustes, aumentos de sueldo y horas extra con su potente herramienta de Workflows.
Controlar por completo el cumplimiento de las condiciones contractuales permitiendo extraer el máximo rendimiento financiero en cada negocio y minimizar las pérdidas de valor.
Acelerar el proceso de compra y abastecimiento
Gestionar, como una herramienta clave y habilitadora de negocios, los contratos que tienen el potencial de establecer relaciones de negocios significativas generando eficiencias operacionales.
Tratar proactivamente los términos y condiciones, políticas y procedimientos en general que rigen la colaboración con los proveedores.
¿Qué planes tiene la compañía para el Perú en el 2022?
En Perú contamos con un ecosistema de canales y asociados de negocios especializados por plataforma de nube, industria y región; que nos permiten integrar la solución y apoyar las operaciones de las organizaciones. Entre nuestros clientes peruanos se encuentran Rímac, Industrias San Miguel, Interseguro, Siderúrgica del Perú, Unicon y LimaGas.
El mercado peruano es estratégico para Webdox CLM. Esperamos seguir invirtiendo en el país y para ello, continuar nuestro crecimiento organizacional. A la fecha contamos con más de 15 profesionales para brindar soporte a nuestros clientes. Asimismo, queremos llegar a más empresas a nivel nacional, posicionarnos en las ciudades importantes como una gran solución y seguir creciendo un 400% el próximo año.
