Como es de conocimiento de todos, el gobierno ha manifestado que el Estado Peruano debe cambiar, debe de transformarse y para ello han mencionado una serie de proyectos en diferentes entidades estatales catalogadas como proyectos de Transformación Digital que están asociadas a adquisición de la tecnología necesaria para dicho salto, pero ¿basta con comprar e implementar sólo tecnología para decir que son proyectos de transformación digital?
Recomendaciones para concursos públicos TICs
Una serie de sugerencia hay en la presente entrega, el objetivo es que las contrataciones sean más eficientes.
(americasistemas.com.pe. Lima, Perú – 09 de setiembre 2020) Al igual que muchos de Uds. no lo creo, porque la tecnología es una herramienta que apoya la transformación digital (del estado o de cualquier empresa privada), pero sigue siendo una herramienta que requiere del acompañamiento de un cambio y optimización de los procesos, procedimientos, normas y/o leyes; pero lo más importante para el éxito de esta evolución, es que debe de estar asociada e interiorizadas a un cambio cultural interno desde el nivel más bajo al más alto en las entidades del estado buscando que su talento humano adopte esta nueva forma de servicio al ciudadano.
Acciones y actividades por hacer hay muchas y las mismas se pueden realizar en base a una buena planificación de las entidades competentes, donde el estado sea una sola entidad al servicio de las personas y no un conjunto de organismos aislados que buscan dar mejores servicios de forma desintegrada o limitada al alcance de sus funciones o responsabilidades (el problema de ver solo un árbol y no el bosque).
El reto es grande y esperemos que de cara al bicentenario de nuestro país estemos preparados. Pero en tanto se den los pasos adecuados para esta transformación debemos ser conscientes que el estado seguirá realizando compras de bienes y/o servicios sobre todo asociadas a TICs las cuales en algunos casos quedan desiertos o nulos por diversos factores que afectan tanto a la entidad (pérdida de tiempo y horas/hombre en el proceso) como a los postores (además del tiempo, horas/hombre, gastos asociados al proceso).
Un paso importante y positivo producto de esta emergencia sanitaria y que deberá continuar post-pandemia es la realización de concursos públicos virtuales que aportan una mayor transparencia y minimiza riesgos de corrupción. Si bien este avance es positivo, es necesario perfeccionar estos concursos con cambios normativos y cambios culturales en los funcionarios públicos.
En base a ello y a manera de aporte para que las contrataciones del estado sean eficientes y ofrezcan una mayor transparencia listo algunas recomendaciones que podrían ser implementadas fácilmente a nivel de las entidades gubernamentales:
– Capacitación en Gestión de Proyectos y Gestión de Requerimientos para los funcionarios que intervengan en la elaboración de las Especificaciones Técnicas (EETTs) o Términos de Referencia (TDRs); dado que siempre nos quejamos de la “burocracia del empleado público” asociada a “falta de conocimiento o preparación”, por ello es indispensable desarrollar estas conocimientos y habilidades en el talento humano estatal. Esta capacitación debe ser vista como una inversión – que debería ser de importancia en todo el estado – porque permitirá en el corto plazo mejorar la capacidad de definición, contratación y coadyuvará a que los postores podamos mejorar nuestro entendimiento de la solución requerida por las entidades.
– A manera de buena práctica internacional y dentro de una adecuada gestión de proyectos definida en el PMBOK y que viene siendo utilizada por algunos ministerios y organismos; se debe establecer como regla general las “conferencias de oferentes”[1], la cual brinda el principio de justicia y equidad entre todos los postores interesados toda vez que los responsables tanto técnicos como administrativos exponen de forma transparente las EETTs o TDRs y el entendimiento que la entidad (a través de su área usuaria) espera de la adquisición.
– Eliminar el adjetivo “mínimo” en los requisitos técnicos porque el mismo es un término ambiguo y nada objetivo. Es necesario señalar que las áreas usuarias deben de tener claro el alcance de su pedido. Colocar “mínimo” es perjudicial incluso para la estructura de costos y podría afectar el precio referencial de los procesos.
– Erradicar las oraciones subjetivas en los documentos del proceso, los cuales son uno de los mayores riesgos en las adquisiciones del estado, dejar a la interpretación del funcionario que realiza el monitoreo y control perjudica el alcance del proyecto, de ahí que el mismo debe estar claro, preciso y objetivo. Deben de tener en cuenta la triple restricción en la gestión de proyectos: Tiempo, Alcance y Costo.
– Si indican que la entidad realizará controles o que el postor deberá realizar tal actividad en base a sus políticas internas estas, deben ser incorporadas en los documentos del concurso y si las mismas no pueden ser publicadas lo mejor es exponerlas en la conferencia de oferentes y entregarlas al contratista al inicio del servicio.
Para las empresas postoras, adicional de implementar una temprana gestión de proyectos recomendaría poner énfasis en:
– Revisar a detalle las EETTs o TDRs incluso desde el objeto de la convocatoria, finalidad pública y demás secciones las que deben de ser consistentes en general; a manera de ejemplo puedo comentar un caso donde la finalidad pública se contradecía con el alcance del servicio y al realizar una “consulta/observación” la entidad se percató que el alcance era mayor y por su puesto ello afectaba el costo del proyecto.
– Si encuentras oraciones subjetivas o la palabra mínimo evaluarlas en el contexto del alcance y costo para ver el impacto que ello podría tener en la propuesta técnica.
Como podrán apreciar estas simples recomendaciones podrían ayudar al estado a mejorar sus procesos de contrataciones y si las empresas proveedoras ejecutan estas simples revisiones podrían identificar riesgos tempranos para mitigarlos en sus propuestas técnicas y también de ser el caso establecer planes de acción a futuros problemas en la ejecución del proyecto de ser beneficiarios de la buena pro.
Soluciones y recomendaciones a estos procesos pueden existir muchos más, pero lo que buscamos con estos aportes es que tanto el sector público como el privado generen la sinergia necesaria para mejorar la economía del país generando oportunidades de mejora.
Sobre el autor:
Martín Alvarez Panta es ejecutivo Senior en Sistemas de Información con amplia experiencia en Dirección de Sistemas, Gestión de Proyectos, Gestión del Cambio, Mejoras de Procesos y Transformación Digital para empresas públicas y privadas multisectoriales, la cual le ha permitido tener un conocimiento y experiencia vivencial de ambas realidades.
Cuenta con Máster en Dirección de Sistemas y TICs de la Universidad Rey Juan Carlos con el Centro Europeo de Posgrado CEUPE así como un MBA con especialización en Transformación Digital por EUDE Business School y el Instituto Universitario de Investigación Ortega y Gasset de España. Además de diversos cursos y especializaciones en Gestión de RRHH, Gestión de Proyectos, Desing Thinking y Scrum.
[1] PMBOK, 6ta edición Las conferencias de oferentes (también denominadas conferencias de contratistas, conferencias de proveedores o conferencias previas a la licitación) son reuniones entre el comprador y los posibles vendedores que se celebran antes de la presentación de propuestas. Se utilizan para asegurar que todos los posibles oferentes comprendan la adquisición de manera clara y en común, y que ningún oferente reciba trato preferencial.
6 Comentarios
Raúl Zavaleta Vértiz
En los últimos tiempos, la elaboración de TdR se ha convertido en una fuente de consultoráis para los amigos. Ojalá éstos consideraran prioritario, las reales necesidades de los usurios y las reales capacidades del mercado local. No basta hacer un “collage” de requerimientos técnicos de productos que por si solos pueden ser los mejores en su rubro, con información obtenida de los websites de marcas que figuren en Gartner. Por el lado de los proveedores, pues considero que deben invertir en desarrollar capacidades relevantes según el avance de las tecnologías, y no solo tratar de “amarrar” los negocios correspondientes a sus capacidades existentes y ya casi obsoletas. El desarrollo de nuestro mercado TIC, lamentablemente no es impulsado ni planificado por ninguna entidad pública, ni gremio privado, así que cada empresa debe hacerlo desde su propio nicho.
Martín Alvarez
Gracias por los comentarios Raúl, considero que si la entidad no ha podido desarrollar las competencias y habilidades requeridas para formular sus requerimientos de forma efectiva es saludable que se apoyen en consultorías externas las cuales deberían estar obligadas a “empatizar” con sus clientes y tal como señalas plasmar las reales necesidades de los usuarios con la capacidad del mercado local y sobre todo con las capacidades técnicas, culturales y humanas con la que cuenta la institución.
Con respecto a los proveedores, tal y como fue señalado en mi primer artículo (https://www.americasistemas.com.pe/gestionar-un-proyecto-de-tics-desde-el-concurso-publico/#more-14706 ) debe comenzar a invertir en “gestionar las compras como parte de una eficiente gestión de proyectos”.
Sergio Untiveros
Concuerdo con las recomendaciones del autor, sin embargo, es necesario revisar, las razones por las que los proveedores, en su mayoría, en la etapa de consultas realizan la misma consulta una o más veces, induciendo subrepticiamente, al error al comité de selección. La LCE debe permitir que si una consulta u observación se repite, se debe hacer referencia a la consulta donde se ha realizado la respuesta.
Martín Alvarez
Ante todo, muchas gracias por tus comentarios Sergio; lo que señalas es una práctica que muchos proveedores realizan como parte de su estrategia de ventas por lo tanto el cambio que señalas debe de venir del ente regulador (OSCE) para que paso a paso se pueda ir transformando las compras estatales, adoptando buenas practicas que permitan que los procesos sean más transparentes y eficientes.
NAPOLEON POSADA
Concuerdo completamente con las recomendaciones del autor. Solo un par de comentarios: el mecanismo de conferencia de oferentes que cita, se ha implementado mediante las consultas y su correspondiente absolución de consultas en el marco de la Ley de Contrataciones. Lo segundo va más por el lado de los proveedores de TI: la extraña división del trabajo que hay en estos proveedores hace que las Bases de las licitaciones sean revisadas y atendidas por los vendedores, los cuales en el mundo laboral del TI tienen una característica común: nunca han ejecutado un proyecto. Al existir ese divorcio de la realidad, solamente hacen consultas sobre los papeles que se necesitan para ganar la licitación (no se les puede culpar, de ahí sale su sueldo) y no hacen consultas sobre la ejecución del proyecto, porque no les afecta. Saludos.
Martín Alvarez
Muchas gracias Napoleón por tus comentarios.
Como señalas la LCE y su reglamento posee la etapa de consultas y observaciones la cual es válida y saludable para los fines pertinentes pero lamentablemente es asincrónica y sin lugar a replica (salvo cuestionamientos que se pueden elevar al ente rector); pero ello no es lo mismo que una “conferencia de oferentes” la cual es una reunión (virtual o presencial) donde la entidad expone sus necesidades y entendimiento de su TdR / EETT y los postores puedan realizar preguntas y replicas, conllevando ello a que todos sin distinción alguna (que es lo interesante y rico de este proceso) tengan un común entendimiento. Considero necesario precisar que esta “conferencia de oferentes” debe ser realizada con la debida anticipación a la etapa de consultas y observaciones.
Finalmente con respecto a los proveedores, coincido con tu comentario no debería haber esa división porque tal y como fue señalado en mi primer artículo (https://www.americasistemas.com.pe/gestionar-un-proyecto-de-tics-desde-el-concurso-publico/#more-14706 ) deben de comenzar a realizar una inversión temprana para “gestionar las compras como parte de una eficiente gestión de proyectos”.